勞動風險規避操作手冊
欄目:政策法規 發布時間:2018-08-10

勞動風險實務操作參考手冊

項目

對策

第一部分:招聘錄用

招聘廣告內容一定要合法

一、招聘廣告應避免歧視性條款:性別、身高、民族、地域;影響社會形象,重則會帶來官司;

二、保持不同形式、類型的招聘廣告一致性:如不一致或差別太大,以后會有隱患,比如以“不符合錄用條件”為由辭退員工,一旦將招聘廣告作為重要的裁量證據,單位會不利。

明確設定“錄用條件”

一、明確設定“錄用條件”。

1、使員工明白要求,指明努力方向,有明確的理由和證據不符合錄用條件,進行合法解聘。

2、設定時,要明確化、具體化,從確實能夠對員工進行考量的角度描述錄用條件,忌空泛化、抽象化;

二、事先公示“錄用條件”,證明員工知道。

1、通過招聘廣告中明確“錄用條件”,注意將廣告存檔備查,并保留媒介原件。

2、招聘時向其明示,并要求員工簽字確認;

3、建立勞動關系前,通過發放錄用通知書方式向員工明示錄用條件,并要求簽字確認。

4、勞動合同中約定錄用條件或不符合錄用條件情形;

5、在崗位說明書中對錄用條件進行詳細約定,并將崗位說明書作為勞動合同的附件。

三、明確區分招聘條件與錄用條件。

招聘條件與錄用條件有明確區別,簽訂合同時應當對此職位的具體錄用條件、崗位職責進行詳細描述,明確告知勞動者并在勞動合同中載明。

四、明確考核標準。

1、如果把崗位職責等要求作為“錄用條件”,還必須完善考核制度,明確界定什么是符合崗位職責要求、什么是不符合,有一個可固化、可量化、可操作的標準。否則再完美的錄用條件,也是擺設;

2、在正式簽訂勞動合同時,用人單位應當告知勞動者,公司在試用期間將如何對其進行考核,考核內容及評分原則,勞動者最終錄用將以什么作為客觀依據。

 

項目

對策

主動履行“告知義務”

一、主動履行告知義務。須向勞動者告知以下情況:工作內容、工作條件(環境、職業危害情況安全生產)、工作報酬;其它重要情況:用工形式、社保、工作時間、工時制度、休息休假、勞動紀律、考勤、請假、處罰。

二、回答勞動者的相關咨詢。

三、注意保留相關證據。使自己在將來勞動糾紛中處于有利地位。

1、要求勞動者在入職登記表中聲明:公司已獲知------情況,并要求其簽字確認;

2、在勞動合同中約定:乙方已向甲方充分了解了-------以及其它相關情況;

3、制作“用人單位基本情況告知函”,將有關情況詳細列明在內,并設計一欄填寫員工要求了解的情況,出示給員工,要求其簽名,并保留證據;

4、對于存在職業危害和特殊危險的崗位,最好單獨制定告知書,由員工簽字,企業保管。

審查求職者相關背景

1、 主動詢問相關情況:用人單位告知義務是主動的,而勞動者告知義務是被動的,單位應主動咨詢需了解情況;

2、 詢問情況應與勞動合同直接相關,不得侵犯勞動者的隱私權(含有無異性朋友、是否身孕等);

3、 核實勞動者個人資料的真實性。(資格證書、學歷證書、工作經歷等背景調查);

4、 做好證據保全工作。讓其在個人簡歷上簽字并聲明確保其真實性,包括相關證書復印件署名等,否則將承擔相關責任。

確認求職者是否存在潛在疾病

做好入職體檢工作

確定求職者是否年滿16

年齡審查。

核實求職者是否已解除勞動關系

必須注意,無論用人單位是否存在過錯,是否知道其招用勞動者尚未解除或終止合同,只要存在以下行為,就應當承擔連帶賠償責任:

1、 招人時,要求其提供與前單位勞動關系結束的證明,并保留原件,這樣方可與其簽訂勞動合同;

2、 如其無法提供相關證明,可要求其提供原用人單位聯系方式或證明人,以便進行工作背景調查。對重要技術人員,應向原單位了解是否存在尚未了解事宜。

審查求職者是否存在競業限制

1、 招聘、錄用時應注意調查該勞動者是否來自有競爭關系的企業,是否簽定了相關協議,并對協議內容進行判斷,確認其進入我公司是否違反了相關協議,可要求其作出書面承諾;

2、 為預防風險,要求其提供原單位聯系方式,可進行相應調查;

3、 在勞動合同中約定。

 

項目

對策

第二部分:簽訂勞動合同

及時簽訂勞動合同

1、 及時簽訂,合同先行;建立先簽合同后用工的習慣;

2、 員工先簽字單位后蓋章;

3、 盡早辭退不確定員工。對于不確定是否滿意的入職員工,盡量在一個月內讓其離開。

按規定建立花名冊

職工名冊包括所有形式招用的勞動者(合同工、勞務工、非全日制用工等)

勞動合同一定要采用書面形式

入職時,即簽訂勞動合同

勞動合同要經過雙方簽字蓋章

1、 讓勞動者本人簽字。一定要讓勞動者本人簽字,而不能采取代簽的方式。

2、 并確認其本人是常用的手,來簽勞動合同。

勞動合同要交給勞動者一份

1、 為避免法律糾紛時舉證困難,單位要保留勞動者的簽收證據;

2、 勞動者同文本至少要保留兩年(即使離職)。如丟失也可能造成事實勞動關系。為避免遺失、毀損,也可簽多份,分別予以保管。

勞動合同到期要及時續簽或終止

1、 及時辦理續簽或終止手續。尚未屆滿前,企業應盡早做出是否與員工簽訂勞動合同決定。到期后,應及時辦理續簽或終止手續。需續簽的要在合同到期前訂立新的勞動合同,不準備續簽的也應提前書面通知員工并在勞動合同到期時即時辦理勞動合同終止手續。

絕不能收取財物或要求擔保

不得有以下行為:

1、 扣押勞動者證件;

2、 不得要求勞動者提供擔保,比如收取保證金、抵押金或要求提供擔保人擔保;

3、 不得以其他名義向勞動者收取財物,比如報名費、招聘費、培訓費、集資費、服裝費、違約金等名義;

4、 不得變相收取押金,比如每個月從勞動者工資 中扣除一定比例等到年底再發放以避免勞動者給用人單位造成損失卻不辭而別或限制跳槽,扣押勞動者的工資或試用期工資等。

沒有擔保如何預防企業財產損失

1、 嚴格入職審查。充分了解其個人情況,一旦出現突然離職,可及時追查索賠;

2、 加強內部管理。加強崗位職業道德培訓;提升內部流程管理和內部監控機制;啟用法律預防和救濟機制;

3、 關于住宿押金。如職工自愿住在用人單位提供的宿舍,那么收取住宿押金不屬于違法收取押金的行為。

勞動者不簽合同怎么辦

1、 不簽合同就不讓上崗;

2、 要求簽署不簽勞動合同聲明;如單位要求,而個人不愿意,用人單位是否要承擔不簽訂合同的后果,法律無明文規定。為防止法律風險,如果勞動者不愿意簽訂,用人單位應要求其簽署不愿意簽訂勞動合同的聲明,并承諾不簽勞動合同是自己的個人意思,同時放棄雙倍工資和簽訂無固定期限合同要求。

3、 保留相關證據。對拒不簽訂的,保留相關證據,比如送達簽訂勞動合同通知書的原件等。

合理選擇勞動合同期限

一、根據崗位而定。不同崗位應簽定不同期限的勞動合同。結合崗位特點,勞動者的性別、年齡、身體狀況、專業技術等因素,合理確定期限。對保密性強、技術復雜、需要保持人員穩定的,可選擇無固定期限或中長期的勞動合同期限,以減少頻繁更換關鍵崗位的關鍵人員帶來的損失;

二、簽訂合同期限時,切忌一刀切,避免勞動合同同一天到期,大量人員同時離職的現象。

項目

對策

如何約定服務期

1、 企業為勞動者提供專項培訓費用,對其進行專業技術培訓的,必須與該勞動者訂立協議,約定服務期。

2、提供專業培訓費用,進行培訓前,企業應與員工簽訂培訓協議,明確約定服務期,明確培訓費用。

3、必須保留相關的票據,并要求員工簽字確認。

第三部分:試用期

試用期也要簽勞動合同

1、試用期含在勞動合同期限內;試用期盡量避開節假日、春節等。否則由于放假,員工上班時間少,可用考察的時間相對較短。

2、公司員工第一次簽訂合同期限為3~4年,試用期為3個月;

試用期也要為員工繳納社保

1、 入職即讓員工提供好資料,才能辦理入職手續。

2、 對于未能提交相關資料的員工,必須寫一份承諾書, “承諾本人于什么時間內提交資料,如因本人不能按時間提交資料,本人愿接受公司立即解除勞動合同,并不予經濟補償。

試用期內不能隨便解除勞動合同

在試用期內解除勞動合同有充分證據。必須有證據、有理由,用人單位在試用期解除勞動合同有舉證義務,否則承擔違法解除后果。

試用期內解除勞動合同要符合法定程度

試用期內解除要遵循如下程序:

1、 向勞動者說明理由;雖然法律未規定“說明理由”一定的采取書面形式,但從舉證角度出發,建議采用書面形式,并且要求勞動者簽收。

2、 制作“解除勞動合同通知書”并送達勞動者。同時向勞動者出具解除或終止勞動合同的證明,并在15日內為勞動者辦理檔案和社保轉移手續。

建議:

對于公司想要解除勞動合同的,由相關市場或是部門的負責人,讓其自行填寫離職表。

第四部分:解除勞動合同

勞動者提前通知解除

1、 勞動者提前通知解除勞動合同的,用人單位可以不給付工資補償金;

2、 如果該勞動者的工作并不是不可替代的,或者說該勞動者即使馬上離職也不會對正常生產產生不利影響,企業應盡快與其辦理交接工作,變單方提出為雙方共同協商解除勞動合同,早日解除勞動合同。否則,可能會碰到這種情況,提前30日提出離職,第29天又說懷孕了、生大病了,不想走了,就會帶來很大麻煩。

3、 對那些提供專項培訓的,可以通過違約金、服務期等約定限制員工跳槽;對一些核心員工,通過競業限制約束。

盡可能降低勞動者自動離職帶來的損失。

1、 如果勞動者提交解除勞動合同通知后就不來上班,或者沒有提交解除勞動合同通知就擅自走人,可以按照曠工進行處理或者以“嚴重違反規章制度”等解除勞動合同。

2、 如果勞動者沒有提交解除勞動合同通知就擅自走人,可以做曠工做違紀處理,然后把處理決定(如解除勞動合同決定書)送達勞動者本人,不行則可郵寄,再不行則公告,60天候認定公告生效。

3、 如果員工自動離職給企業造成損失的,還可以要求其承擔賠償責任。

怎樣以勞動者“不符合錄用條件”解除勞動合同

1、 必須有明確并且經公示的錄用條件。

2、 必須有證據證明勞動者不符合錄用條件:證據往往通過考核的方式作出。因此要加強考核管理,對試用期間的表現,用人單位應給予客觀的記錄與評價,最好是有客觀數據支持。

3、 試用期滿后,不得以此解除。

項目

對策

怎樣以勞動者“嚴重違反規章制度”解除勞動合同

1、 用人單位必須制訂出具備法律效力(內容合法、程序合法、經過公示)的規則制度,并在規章制度中明確界定“嚴重違反規章制度”的行為;

2、 用人單位以“嚴重違反規章制度”解雇勞動合同的,必須有員工嚴重違反規章制度的充分證據。

3、 用人單位對違紀員工的處理必須按照本崗位規章制度固定的程序辦理,并符合相關法律法規規定。

4、 因勞動者“嚴重違反規章制度”而依法解除勞動合同的,屬于過失性原因辭退,無需支付經濟補償金。

可以作為員工“嚴重違反規章制度”的證據的:

1、 有違紀員工本人簽字的“檢討書”、“求情書”、“申辯書”等;

2、 有違紀員工本人簽字的違紀記錄、違紀情況說明、處罰通知書等;

3、 有關員工違紀是涉及的物證,比如被損壞的設備等。如果這些物證不方便保留,可以將其清楚地拍攝下來,同時照片上還應當顯示具體的拍攝時間。

4、 其他員工及知情者的證詞、證明書。

5、 有關視聽資料,比如當事人陳述事件的錄音、錄像設備;

6、 政府有關部門的處理意見、處理記錄及證明等。

這其中,書面證據是最有力的證據,尤其是違紀員工簽字的書面證據,應盡可能收集和保留。

收集員工“嚴重違反規章制度”的辦法

1、 員工發生違紀行為時,應詳細記錄在案,或者讓員工作出書面檢討、書面情況說明,并要求違紀員工本人簽字;

2、 對于員工的違紀行為,根據相關規定作出相應的書面處理材料,要求違紀員工本人簽字;

3、 如果違紀員工本人不愿在違紀處理材料上簽字,則可以采取扣罰工資的處罰形式,在工資單上注明處罰內容,由員工在領取工資時一并簽字,同時在工資單上注明對工資數額有異議的,應當在7日內提出。

4、 對于有違法行為的員工,可以要求政府有關部門處理,并保留政府有關部門的處理結論或記錄;

5、 建立并完善日常書面行文制度和檔案保管制度,尤其是有關違紀事件的資料更應妥善保管。

怎樣以勞動者“嚴重失職”解除勞動合同

1、 此指勞動者在履行合同期間,沒有按照崗位職責履行自己的義務,有未盡職責的嚴重過失輕微或者利用職務之便牟取私利的故意行為,使用人單位有形產、無形財產遭受重大損害,但不夠刑罰處罰的程度。比如,因粗心大意、玩忽職守而造成事故;因工作不負責而經常產生廢品、損壞工具設備、浪費原材料或能源;貪污受賄,侵吞企業財產;泄露或出賣商業秘密等。

2、 用人單位是否能以此條與勞動者解除合同,關鍵在于該勞動者的失職、舞弊行為是否給用人單位帶來“重大損害”。“重大損害”通常由企業的內部規章制度規定。

3、 依法解除勞動合同的,屬于過失性辭退,無需支付經濟補償金。

怎樣以勞動者“有欺詐等行為”解除勞動合同

1、 實際工作中,欺詐現象比較多,單位應建立行之有效的入職審查制度,并且適當運用知情權的法律規定。為便于舉證,企業可以制定個人基本信息登記表,讓應聘者作出真實性聲明和承諾,并簽字確認。

項目

對策

以勞動者“不能勝任工作”解除勞動合同

1、 所謂“不能勝任工作”,是指不能按要求完成勞動合同中約定的任務或者同工種、同崗位人員的工作量。對于“不能勝任工作”的員工,保留書面證據,對于這樣的員工,要及時進行再培訓方可上崗,如還是不能達到標準,即解除勞動合同。

巧妙規避解除或終止勞動合同的經濟補償金

一、協商解除勞動合同時,盡量讓勞動者主動提出,不要自己先主動提出;(重點突出)

二、避免因企業的過錯導致勞動者解除勞動合同,具體來說要做到以下幾點:

1、按照法律法規要求為勞動者提供勞動保護或勞動條件;

2、及時足額支付勞動報酬;

3、依法為勞動者繳納社保費。

4、招聘時盡到主動告知義務,不采取脅迫等手段訂立合同,或者違章指揮,強令冒險作業;

三、能夠以“過錯性解除”的,就盡量不用“非過錯性解除”。

四、終止合同時,盡量讓員工自己提出。

正確辦理解除或終止勞動合同的手續

無論解除還是終止合同,都需要辦理相應的手續。通常包括以下手續:

1、 提前書面通知勞動者解除或終止勞動合同;

2、 對從事有職業危害作業的員工進行健康檢查;

3、 與勞動者辦理工作交接;

4、 結算薪金,按規定支付經濟補償金;

5、 出具解除或終止勞動合同證明;

6、 辦理檔案和社會保障關系轉移手續;

7、 妥善保管已經解除或者終止的勞合文本,至少保存兩年備查。

避免出現應向勞動者支付“賠償金”的情形

1、 解除或者終止勞動合同時,應嚴格按照法規進行操作,避免出現違法現象;

2、 在解除或終止合同時,應按規定履行自己的后續義務。比如出具解除或終止勞動合同的證明、為勞動者辦理檔案和社會保險轉移手續等;

3、 在解除或終止勞動關系時,不得扣押勞動者的檔案和其他物品。

注意:

1、如果以“不能勝任本崗位工作”為條件的,按《勞動合同法》規定,必須培訓再上崗,如繼續達不到要求方可解除勞動合同。要求各單位的培訓再上崗必須以本單位內部的崗位調整為主。這樣更有利因變更崗位或是調整后,造成不必要的麻煩。

2、對于“不能勝任崗位”的書面證據相關單位,必須保留原件,并存檔。

 

事實勞動關系的認定證據包括:

1、工資支付憑證或記錄(職工工資發放花名冊)、繳納各項社會保險費的記錄。(舉證倒置)

2、用人單位向勞動者發放的“工作證”、“服務證”等能夠證明身份的證件。

3、勞動者填寫的用人單位招工招聘“登記表”、“報名表”、等招用記錄。(舉證倒置)

4、考勤記錄。(舉證倒置)

5、其他勞動者的證言。

                   


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